Problema
Uma pequena empresa recebe todos os dias pedidos de orçamentos. O cálculo do empresário apontava para cerca de 500 pedidos por ano. Face à dificuldade em responder a todos os orçamentos atempadamente, a empresa contratou um colaborador só para executar essa tarefa! Como cada processo origina vários envios e receções de e-mail a/de um só cliente, para cada orçamento tem que despender algumas horas de trabalho por dia. Urgia criar uma forma de gerar resposta automatizada a e-mails.
Solução
Foi criado um conjunto de mensagens pré-definidas no Outlook que o operador activa mediante de um simples click num botão consoante a situação a que está a responder. Assim, torna-se possível construir uma mensagem de e-mail com elementos “pré-fabricados” para uma parte muito significativa do total da mensagem.
Resultado
O operador passou a poder responder a e-mails de uma forma muito mais rápida e menos cansativa, tendo sido o ganho estimado superior a 70% do tempo que se gastava antes da implementação da medida. Isso permitiu libertar o colaborador para outras tarefas comerciais de grande importância para a empresa.
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