Problema
A maioria das PME não dispõe de informação estruturada com os indicadores KPI (Key Performance Indicators) relevantes e dashboards para a sua tomada de decisão tática e estratégica. Por exemplo, numa determinada empresa, não havia dados específicos atualizados que permitissem auferir a performance real dos seus vendedores, visto que não era apenas os resultados de vendas que importava medir. Assim, não se tinha informação resumida sobre número de visitas diárias a clientes, taxa de conversão de vendas em clientes atuais e em clientes potenciais, margem operacional liberta, entre outros indicadores. Esta situação limitava o alcance das análises e das medidas que se poderiam implementar, quer para incentivar os vendedores, quer para melhor alcançar os objetivos propostos pela empresa.
Solução
Foi criada uma ferramenta em Excel que contém um Dashboard com toda a informação relevante para a tomada de decisão sobre as vendas da empresa. Esta ferramenta é alimentada com dados que são exportados do software de gestão, sendo que em poucos cliques é possível fazer a importação para a ferramenta, de forma simples e rápida.
A ferramenta produz automaticamente os indicadores KPI relevantes para o negócio, sem ser necessário efetuar manualmente centenas ou até milhares de cálculos para a sua obtenção.
Resultado
A empresa passou a dispor de uma análise de indicadores KPI relevantes numa base mensal, sem ser necessário despender muitos recursos, humanos ou financeiros, para obter a informação pretendida. O que anteriormente só estaria ao alcance com muita dedicação e trabalho humano, ou então através de software específico de valor muito avultado, passou a existir por uma fração pequena desse custo.
E o resultado principal foi a possibilidade de ter informação crítica disponível de suporte à tomada de decisão, o que veio a traduzir-se numa melhoria da performance de vendas da empresa e da sua rentabilidade.
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