Uma empresa de contabilidades tem um problema de comunicação grave: constantemente anotam-se recados em papel (post-it), mas este acumulam-se nas secretárias das pessoas e é frequente perderem-se ou não se saber quem o colocou. Logo, há muita comunicação que não se efectua, o que provoca atrasos na resolução de assuntos e, por vezes, certos serviços falham. Isto tem consequências a nível da imagem da empresa, da satisfação do cliente e da produtividade individual devido ao tempo que se perde a rastrear a informação. Para resolver este problema foram definidas políticas de comunicação com a utilização do Outlook. As mensagens passaram a ser garantidamente entregues ao destinatário, a rastreabilidade tornou-se simples e rápida e os assuntos deixaram de ficar “perdidos”. Ganhos para a empresa: cumprimento de prazos, satisfação do cliente, aumento da capacidade de resposta.